Nombre de moyens sont aujourd’hui accessibles pour permettre aux membres d’une entreprise de travailler avec plus d’efficacité et de sécurité. Les portails intranet figurent parmi ces méthodes. Ces réseaux sociaux d’entreprise sont constitués d’un ensemble d’applications qui sont hébergées sur des serveurs propres à la société. Ce qui signifie que les ressources sont uniquement consultables à partir d’un espace de travail au sein de l’intranet de l’entreprise. C’est une solution idéale pour le bien-être de chaque société ou organisation. Et il favorise la communication interne dans l’entreprise et la protection des bases de données.
Dans un premier temps, avant d’entrer dans les détails des pratiques liées à intranet collaboratif, il est important de bien connaitre le mode de fonctionnement de cet espace collaboratif. Intranet et extranet offrent une multitude de fonctionnalités permettant de réaliser un travail collaboratif surtout par rapport à la gestion de contenu et la gestion de projet. Puisqu’il s’agit d’un réseau informatique interne, tous les collaborateurs ont des droits d’accès à la totalité du système d’information de l’entreprise. L’espace de travail fait l’objet d’une centralisation via un serveur web. Bien entendu, un système d’authentification nécessitant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe est requis pour garantir une pratique sécurisée.
En utilisant les sites intranet du réseau local, chaque collaborateur devra donc passer par l’étape de l’identification afin de consulter la messagerie et toutes les notifications ou autre information. Comme avec l’utilisation d’un VPN, ce réseau interne offre un environnement de travail propice à la productivité et la concentration. Aussi, c’est un réseau privé plus ergonomique avec des interfaces similaires aux applications web. Comme pour le cas de l’usage d’un dashboard c’est très utile pour le marketing digital par exemple. La communication interne en entreprise est donc plus fluide.
En règle générale, l’utilisation des applications intranet procure plus d’outils de communication pour les groupes d’utilisateurs qui font un partage de fichier. Tous ceux qui ont accès au réseau peuvent effectuer un échange entre eux.
Certes, il est plus aisé de communiquer entre collègues en faisant recours à la solution intranet, mais chaque utilisateur doit aussi protéger ses données confidentielles. Le réseau intranet, comme étant un réseau social interne, est d’abord un outil de communication. Il est tout à fait possible de mémoriser votre adresse et votre mot de passe, tout comme vous pouvez aussi utiliser une authentification unique. Mais ce n’est pas très recommandé parce que pour votre sécurité, parce qu’ils doivent être personnalisés et modifiés le plus régulièrement possibles. La messagerie instantanée doit toujours être activée et reliée aux espaces de travail. Pour les grandes entreprises, la gestion des droits est toujours offerte dans toutes les missions collaboratives. C’est le réseau intranet qui doit donc être le premier lieu de travail pour la gestion de projets parce que la communication est plus aisée le réseau social interne.
Tous les dirigeants d’entreprises modernes font aujourd’hui appel à cette plateforme collaborative pour bénéficier de plus de productivité. Ce réseau social d’entreprise est composé de toutes les applications métiers et des outils collaboratifs nécessaires avec un espace de travail sécurisé. Le portail intranet peut aussi s’utiliser avec extranet pour faciliter la gestion documentaire ou la gestion avec les partenaires ou les clients commerciaux. Cette intelligence collective est surtout utilisée en e-commerce parce que les solutions intranet offrent des outils de travail diversifiés.
Centraliser le réseau interne de l’entreprise n’est pas toujours un mince exploit, mais l'intranet offre des solutions sur mesure pour le partage de documents (ou partage de fichier), la gestion des connaissances et la consultation de la messagerie électronique. L’ergonomie de cet outil de travail permet de trouver rapidement des solutions collaboratives permettant d’accélérer le travail numérique. Aussi, la gestion des documents ne sera plus un souci pour l’intégrateur ou le chef de projet parce que tout le monde aura accès à toutes les informations nécessaires au bon déroulement du travail.
En fonction des besoins de l’entreprise, le portail intranet peut être personnalisé pour que l’objectif collectif soit très vite atteint. Chacun reçoit les informations dont il a besoin pour avancer rapidement dans sa mission. La consultation des documents sera ainsi facilitée. Il est aussi possible de rendre certaines informations confidentielles pour les dirigeants uniquement ou pour les chefs de projet. De cette manière, le partage de tâches sera beaucoup plus optimisé. Il faudra alors faire recours au service d’un bon développeur pour réaliser ces personnalisations qui vont rendre le portail intranet plus ergonomique pour chaque collaborateur.
